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記事更新日:2017年03月12日

ある程度英語を勉強していると意思疎通はできるようになってきます。ビジネスシーンでも受け入れられるものかどうかに自信のある人はどれくらいいるでしょう。

ここでは、ビジネスで英文メールを書く時に知っておいて欲しいポイントをご紹介します。メールに時間が掛かってしまっている人はしっかり基本を押さえるところから始めましょう。毎日英文メールをこなしている人も、いつもの自分のパターンを振り返って、ビジネスに相応しいメール作成に役立ててください。

1.ビジネスメールの基本の成り立ち

ビジネスメールの基本の成り立ちは以下の通りです。

件名 ・・・ メールのタイトルです。
書き出し ・・・ 宛名、挨拶などを含みます。
本文 ・・・ メールのメイントピックです。
締め ・・・ 締語、署名を含みます。

ひとつひとつの項目についてポイントを詳しく見ていきましょう。

1-1.件名のポイント

①最初に書く

メールボックスを開いたら件名を最初に書くことをおすすめします。
これによって自分が何についてこのメールを書いているのかという指針になります。また、件名をブランクで送ってしまうという大きなミスを防ぐことができます。

②明確にする

件名は、読み手が始めに目にする部分です。何についてのメールなのかひと目でわかるように作成します。わかりにくいと1日に何十通、何百通というメールを受け取る読み手が見逃す可能性もあるのです。
スマートフォンなどの小さな画面でチェックされる可能性を加味すると、30文字以内で3~5ワードが理想です。本文の主要ポイントになるキーワードを含めます。

③見やすく、読みやすく

必ずメールを読んでもらうため、また、相手がいつでも参照しやすいメールにするためにも件名は目立たせることが重要です。
前置詞以外の単語の頭文字を大文字にするのも有効です。

1-2.書き出しのポイント

①宛名

宛名はDearで始めます。

Dear[Mr./Ms.の後にはピリオド]John Smith,[名前の後にはカンマ]となります。
苗字だけでも構いませんが、苗字と姓のはじめは大文字です。

性別がわからない時には、役職名でも可能です。

性別はわかっていて名前が不明な時には、男性ならDear Sir, 女性ならDear Madam,
問い合わせなどで誰が読むかわからない場合は、To Whom It May Concern, などが使えます。

②挨拶は手短に

書き出しは読み手に第一印象を与える部分です。日本のビジネスメールでいう「お世話になっております。」と同じような意味を成すものなので、あくまで手短にすることが鉄則です。

初めてのメールを出す相手には本名、役職、企業名など自己紹介をして始めます。2回目からのメールでは自分の情報はIに置き換えます。挨拶文を入れます。読み手との距離感にもよってフレーズを変化させます。

誰にでもどの状況でも使える文もありますし、面会直後ならお礼、その人ならではの内容を知る間柄なら、それらをトピックにするほうがより自然です。

③冒頭に目的を記す

さらりと挨拶をしたらメールの目的を書きます。質問、依頼、招待、契約詳細や進捗状況のレポートなどをはっきりさせておくのです。英文ビジネスメールでは重要なポイントです。

1-3.本文のポイント

①短い文章作成に注力する

重要なことや必要なこと以外を入れず簡潔にまとめます。1~2段落にまとまっているのが理想です。1段落あたりの文章も3つ程度に抑えます。簡潔にするために余分な言葉を省く作業は、どの単語を使って短く表現することと同じくらい大切なことです。

単純で明確な言い回しを使うことを心がけましょう。会話やライティングではBのアクティブ表現が好まれます。

②依頼は1~2個

依頼はいつの時も、丁寧な表現を心がけ、決して命令的に伝わらないように気を付けます。1通のメールの中に複数のお願いを入れると、のちのやり取りに混乱が生じやすくなります。関連したもので1~2個に抑えます。
2つになる場合は箇条書きにするか、alsoを使って書きます。必ず対応に対しての感謝の意を添えましょう。

Please~~の表現はよく使われます。Pleaseを使ったとしても上からの物言いの印象を与えてしまうことがあります。謙虚な表現は、状況や上下関係を踏まえて使い分けるようにします。
「○○をお願いします」と相手の行動を示す言葉より、「○○だと嬉しいです」と自分側の表現に切り替えると丁寧さが伝わります。

③謝罪は3種類

英語にも様々な謝罪表現があります。日本人が注意すべき点は、全て自分の非だと早急に解釈しないことです。
問題の責任が明らかに自分側にある場合I am sorry thatで始めます。改善策の提示が必須です。

誰の責任なのか不確かな場合は、I am sorry ifで始める文章にすることで相手にも確認を促すことができます。

スペルミス、重要でない部分の誤解、ほんのちょっとの間違いはよくあります。このようなものにはI am sorry aboutで対処できます。但し、すぐに修正が可能で、大きな問題にならない場合に限ります。

④苦情、批判を書かない

苦情、批判、指摘などは書き方に注意します。例えば、返答が来ない、支払いの遅延、記載のミスなどです。先方の落ち度の可能性が高くても、現状の指摘ではなく確認を促す書き方をすると、角が立たず改善の可能性も高まります。
どんな内容であっても対応への感謝の気持ちを書き添えることも大切です。

1-4.締めのポイント

締めの文章

締めの文章は、Thank、hope、wish、look forward toなどを使ってポジティブに終わります。

結語

最後の最後はRegards,もしくはBest Regards, とするのが一般的です。日本語のメールの「よろしくお願いいたします」の意味合いに近いでしょう。

その後に、敬称、肩書なしで自分の名前を記載します。署名のテンプレートがあれば活用します。

2.英文メールライティングの基本

2-1.スペルや文法

スペルや文法の間違いは、読み手の誤解や勘違いを招く恐れがあるので気を付けます。

2-2.句読点

理解せずに使ってしまうと、違った意味で捉えられることがあるので注意して使います。

句読点 使い方・注意点
アポストロフィー(‘) 所有を意味します。Katy‘s mail、manager’s address
can’t、wouldn’tはビジネスシーンではcan not、would not
エクスクラメーション(!)  ビジネスでは1回使用が限度です。多用は避けます。
カンマ(,) 読んで一息つく箇所に入ります。2つの文章を繫ぐ言葉
(for, and, nor, but, or, yet, so)の前でも使います。
上記のように一連の要素を列挙する場合にも使います。
Tokyo、Japan、Paris, Franceなど地名でも使います。
日付ではSep 27, 2020やWed, Aug 4, 2017です。
金額や数量、人数など4桁以上の数字にも使います。
セミコロン(;) 前文と後文が「原因と結果」「=+and」「=+but」で使います。
コロン(:) 前文と後文が「=」の状態で使います。箇条書きでも有効です。
クオテーションマーク(””) 強調を意味しないことに注意。人の口語を括るときに使います。
顔文字、エモティコン(;)) ビジネスでは使いません。
ピリオド(.) 文章の終わりには忘れずに。

2-3.大文字、小文字

単語の最初のアルファベットを大文字にするものは、文章の始まり、ピリオドの直後、私を意味するI、固有名詞、人名、会社名、地名、都市名、称号、メディア名などです。読み手が受ける印象を左右することがあるので注意します。

2-4.相手のアドレスはチェックの後に入力

ひと通りメールが書き終わったら、必ず目を通して間違いや不適切な部分がないかチェックします。
欠かすことのできないプロセスです。チェックが終わるまでは、相手のメールアドレスを入力しないでおきます。チェックの徹底のため、また作成途中でうっかり送信してしまうことを防ぐことができます。

2-5.チェック時のポイント

ミスがないか、必要な情報が抜けていないかを注意深くチェックします。理解しやすいというのは大前提です。
また、読み手の文化に対して失礼がないか、伝え方が適切かどうかをよく考えます。特に相手にどのように受け取られるかというのが重要なポイントになります。文化背景の中で、性別、年齢、敬称、称号、丁寧さなどの受け取られ方に支障が無いかも確認します。

2-6.相手の文化を理解する

コミュニケーションの性質を表すときにハイコンテキスト、ローコンテキストという言葉が使われることがあります。

相手の文化がどちらの傾向が強いかを認識しておくと相互理解に役立ちます。ローコンテキスト傾向の強い欧米などでは、もともと違いが存在し、それを簡潔に効率よく理解する必要性を踏まえたコミュニケーションの取り方をします。
ハイコンテキスト傾向は、中東、アジアや南米によく見られ、共通性に慣れ、曖昧さや湾曲的な表現もコミュニケーションの中に多様に存在します。格式、形式が強固なことが多いです。

アメリカ人⇔日本人、韓国人⇔フランス人のやり取りなどでは、相互の傾向を理解する必要性が高くなります。

どちらが良い悪いではなく、それぞれの文化です。ただ、ここで既に違いが発生していることに気付かれるでしょうか。
文化が異なっていてもビジネスをスムーズに進めるためには、世界はローコンテキストなコミュニケーションを取っていく必要性が増しているようです。

3.返信の際のポイント

3-1.目的に沿う

自分が送信するときと同じように、受信したメールにも目的があるはずです。
質問には的を射た回答を返さなくてはなりません。依頼の5W1Hなどに応じた回答をします。

3-2.一言でもOK

届いたメールの内容が書類添付、スケジュール確認だけであった場合、それ以上確認や問い合わせる必要が無くても返信をします。長い文章になる必要はありません。送信者に「確実に届いた」というお知らせは短い方が親切です。

注文などが頻繁で記載する内容が同じメールをいつも返信する場合は定型文を用意しておくと役に立ちます。

3-3.早めに返信

これは世界共通です。即座に答えることが難しい場合でも、現状や、返答できる後日の予定を知らせるなどの返信で何らかの反応を示すことが大切です。
返信の期限が指定されていなければ、24時間以内に返信することを心がけましょう。

3-4.不明瞭な部分は遠慮なく質問する

受け取ったメールにわかりにくいことがあれば、完全にクリアにすることが必要です。なんとなく解釈を付けてしまってはいけません。お互いの理解を一致させることに対しては、相手も喜んで応じてくれるものです。

4.役立つ例文集

4-1.【お礼】

お礼はできるだけ短く1行に収めましょう。

Thank you for ○○   ○○をありがとうございます。
I appreciate for ○○  ○○に感謝いたします。

4-2.【自己紹介】

英語では、順番が日本語と逆になるのが特徴です。
I am [Ms./Mr.名前]of [部署名]of [会社名]

4-3.【挨拶】

4-4.【依頼】

下の項目になるほど、丁寧さが増します。

4-5.【謝罪】

4-6.【問い合わせ】

4-7.【締め文】

まとめ

日本語のビジネスメールにもマナーはありますが、英語になると日本の挨拶や常識が通用しなくなります。くれぐれも日本のビジネスメールの形式のままに翻訳してしまうことのないようにしましょう。
簡潔でシンプル、目的がはっきりしていて、読んだ相手が何をすればいいのかが明確なメールにすることを心掛けましょう。

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記事更新日:2017年03月12日

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